Lo que distingue a un ERP de un software de gestión es, sobre todo, el nivel de interacción con todos los procesos empresariales y la consiguiente capacidad para procesar datos y proponer acciones y soluciones, controlar los flujos y proporcionar datos resumidos útiles para la toma de decisiones empresariales estratégicas.
¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión y un ERP?
Mientras que un software de gestión empresarial tiende a recopilar y cotejar información en los distintos ámbitos de gestión (administración, producción, etc.), un ERP (Enterprise Resource Planning) forma parte de los flujos organizativos de la empresa: los controla, los gestiona y también propone qué hacer y cuándo conviene realizar determinadas actividades.
Un ERP es capaz de proponer qué y cuándo comprar, a qué proveedores, y qué se debe lanzar a producción, además de en qué momento hacerlo. Para poder hacer esto, el ERP utiliza mucha información, como por ejemplo qué procesos, componentes o materias primas se necesitan para producir un artículo, qué existencias de almacén hay durante un periodo de tiempo, de qué personas y equipos dispone la empresa o los proveedores, qué costes o tiempos de adquisición se necesitan, etc.
Otra característica que distingue a los ERP de un sistema de gestión reside en su capacidad para ofrecer simultáneamente una mayor flexibilidad de configuración y una estructura con modelos optimizados.
La flexibilidad de configuración permite adaptarse a flujos de negocio ya existentes, por lo que es útil cuando la empresa se encuentra en una fase más desarrollada y está bien organizada.
Además, incluye una estructura que contiene las mejores prácticas y modelos organizativos, los cuales han sido optimizados a lo largo de más de 20 años con los mejores clientes. Este aspecto es de vital importancia sobre todo cuando la empresa necesita innovar en su organización.
Por tanto, los elementos que distinguen principalmente un programa ERP de un software de gestión son tres:
- La integración de las funciones: esto permite aprovechar al máximo los datos recogidos y tratar la información para planificar actividades y pedidos futuros.
2. Control activo de todos los procesos empresariales mediante flujos de trabajo, con un objetivo doble:
- Maximizar la rapidez de las decisiones y la eficacia de todo el sistema.
- Garantizar la calidad de los procesos y, por consiguiente, la justificabilidad.
3. La capacidad de recopilar y procesar datos e inteligencia empresarial mediante la integración de herramientas. Esto permite que una vez resumidos en único cuadro de mando se pueda monitorear el rendimiento de toda la empresa.
El ERP es por lo tanto un sistema profundamente integrado en la organización de la empresa, y, por esta misma razón, su ciclo de vida es mucho más largo que el de un sistema de gestión y tiene un impacto significativo, tanto en el negocio de la empresa como en su proceso evolutivo.
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Qué aspectos tener en cuenta en la elección de un ERP
Al igual que con un software de gestión, la introducción de un ERP en una empresa suele ser un momento muy importante para su crecimiento o relanzamiento, porque implica al mismo tiempo a todos los departamentos de la empresa y representa una inversión a medio-largo plazo (generalmente más de 10 años).
La elección de la solución más adecuada es, por lo tanto, un proceso de toma de decisiones que requiere un análisis estratégico en profundidad, un camino que generalmente empieza con la identificación de los objetivos empresariales y el mapeo de los flujos de información, y que se basa en 4 criterios:
1. Cobertura funcional
El primer paso en el proceso de análisis de un ERP es comprobar el nivel de soporte de la funcionalidad requerida. El análisis de la cobertura funcional debe tener en cuenta 3 aspectos:
A. Mapeo de procesos
Para poder comprobar si una solución ERP cubre todas las funciones que requiere actualmente la empresa, es necesario en primer lugar realizar un mapeo previo de los procesos organizativos actuales y de sus necesidades de evolución.
El grado de profundidad de este mapeo depende obviamente del tamaño y complejidad de la empresa, pero en general es especialmente importante identificar los elementos más específicos y más críticos de la organización de la empresa.
B. Exhaustividad de la solución
El segundo paso consiste en comprobar si las funcionalidades estándar del ERP cubren el 100% de los flujos organizativos y las necesidades empresariales actuales.
A partir del mapeo previo de los procesos, se puede entender qué módulos de sistema deben estar presentes en la primera «puesta en marcha» y cuáles pueden implementarse en una fase posterior.
También en esta perspectiva, así como para una limpieza general y la ingeniería de la estructura funcional del producto, es preferible tener un ERP totalmente modular, es decir, que esté compuesto de módulos que estén totalmente integrados entre sí, pero también que sea capaz de capaz de trabajar de forma independiente y de instalarse en etapas posteriores, de acuerdo con un plan de crecimiento gradual en función de las necesidades de cada empresa.
Entre las funciones presentes en el ERP, hoy en día también es importante comprobar que estén los módulos de Gestión de las Relaciones con los Clientes (GRC) o Customer Relationship Management (CRM), de Flujo de Trabajo, de Gestión de la Cadena de Suministro (GCS) y de la Inteligencia Empresarial.
C. Configurabilidad y flexibilidad de los procesos de negocio
La configurabilidad del programa ERP es el elemento que en muchos casos permite cubrir el 100% de las necesidades de la empresa, añadiendo a las funciones estándar del ERP aquellas funciones adicionales que puedan ser útiles para la óptima gestión de cada empresa en concreto.
En el caso de que la solución ERP sea ya suficientemente completa y consiga cubrir el 100% de los procesos de negocio, conviene tener en cuenta que las necesidades de negocio y los flujos de información asociados pueden cambiar a lo largo de la vida de la empresa.
Por eso, siempre es preferible contar con un ERP que no sólo sea altamente configurable, sino que sea capaz de dar soporte a una gran variedad de organizaciones.
2. Tecnología
Muchos software de gestión y ERPs se han desarrollado para grandes empresas, por lo que se adaptan poco a la realidad de las características de las pequeñas y medianas empresas. Por ello, para muchas compañías este tipo de sistemas no son sólo caros, sino que no resultan ineficaces por los costes que conllevan y la excesiva complejidad de los procedimientos a llevar a cabo.
En otros casos se da la versión opuesta, es decir, algunos ERP se han desarrollado «desde cero» a partir de las necesidades específicas de una sola empresa, lo que ha dado lugar a una buena integración y cobertura de los flujos. El alto grado de especialización, aparte de las consideraciones sobre los costes de desarrollo, que suelen ser muy elevados, es sin duda una ventaja, pero al mismo tiempo también se convierte en una limitación para la evolución del producto y su rápida adaptación a las nuevas tecnologías.
En los últimos tiempos, la evolución de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) y la proliferación de dispositivos que permiten la conectividad en tiempo real, está desempeñando un papel importante en la elección de un sistema ERP.
De hecho, algunos sistemas han evolucionado más rápido que otros y son capaces de aprovechar al máximo todo lo disponible en términos de tecnología, permitiendo una interacción con la empresa que ya no tiene fronteras locales ni temporales.
Así nacieron los llamados ERP de segunda generación (o «ERP ampliados»), que permiten al programa informático central de la empresa comunicarse de forma fácil e inmediata con toda la cadena de producción y venta: clientes, agentes, técnicos, proveedores, sucursales, etc.
Entre las ventajas adicionales disponibles hoy en día, también es importante comprobar la disponibilidad del programa ERP en Cloud o Software como servicio (SAAS: Software As A Service), es decir, la posibilidad de utilizar el producto ERP sin tener que asumir necesariamente los costes y el compromiso de un Centro de Proceso de Datos (CED) interno.
3. Capacidad evolutiva
Como ya se ha mencionado, la elección de un ERP es una inversión a medio y largo plazo; por lo tanto, entre los criterios para elegir un ERP, además de la cobertura funcional y la actualización tecnológica, es importante no descuidar el potencial evolutivo del producto y, en consecuencia, verificar la trayectoria, la estrategia y la capacidad de inversión en investigación y desarrollo del proveedor.
Desgraciadamente, el tamaño, la internacionalidad y la notoriedad de la marca del fabricante no son elementos suficientes para garantizar ni la continuidad del proyecto ni su mejor evolución.
A veces, el programa informático es considerado por multinacionales como una simple línea de negocio, por lo tanto posiblemente transferible al mejor postor, o en todo caso es la pura lógica del beneficio la que prevalece sobre la visión de desarrollo a medio plazo del producto; la adquisición del fabricante del ERP por otra empresa conlleva casi siempre el inexorable fin de la evolución del producto original y su progresiva sustitución por el de la empresa adquirente.
Por lo tanto, la capacidad de evolución debe evaluarse comprobando también en qué medida el proveedor tiene como misión el futuro del producto y, por lo tanto, de la inversión de la empresa, y esto puede hacerse basándose en 4 elementos principales:
a. Historia de la evolución funcional y tecnológica del producto
b. Historia de la estructura empresarial
c. Solidez de la empresa
d. Porcentaje del volumen de negocios destinado a investigación y desarrollo a lo largo de los años.
4. Coste Total de Propiedad: TCO (Total Cost of Ownership)
Ya que el ciclo de vida de un sistema ERP suele ser superior a 10 años, el compromiso para su selección e introducción en la empresa es mayor que el de un simple sistema de gestión.
Por lo tanto, el TCO incluye los mismos tipos de costes, es decir, licencias, cuotas de mantenimiento, fases de configuración, migración de datos, pruebas, puesta en marcha, formación, soporte, etc., pero con la magnitud y la posibilidad de repartirlos en un periodo de tiempo más largo.
De hecho, la suma de estos costes (TCO) suele ser inferior a la que supondría seguir utilizando un sistema no integrado, no proactivo, funcional y tecnológicamente no actualizado, probablemente en plataformas diferentes (y, por lo tanto, con costes de equipos y programas informáticos de base redundantes), no dialogante con la propia cadena productiva y comercial, y cuya capacidad evolutiva es limitada en el espacio y en el tiempo.
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