¿Qué es un Business Process Management Software (BPMS)?
Para abordar la respuesta, en primer instancia invito al lector a realizar la traducción literal al español de su nombre identificativo: “Software de Gestión de Procesos de Negocio”, y en segunda instancia, lo invito a descomponer en su imaginario esta frase, y así analizar cada una de las palabras que la componen.
Software
La primera palabra a analizar es “Software”. El sentido moderno del término Software deriva de las instrucciones dadas a las computadoras para que realicen determinadas acciones, es decir, del modo en que una máquina “piensa y, en consecuencia, actúa”.
Desde el año 1950, las analogías entre el Hardware (componente duro) y el cuerpo humano, y entre el Software (componente blando) y la mente humana, se han hecho cada vez más fuertes, pues las analogías son uno de los instrumentos más importantes del conocimiento humano para la comprensión y la aprehensión de los nuevos conceptos que nos permiten sentar las bases de nuestra evolución.
Bien, sabemos ahora de base que un BPMS, es un “Software”, entonces, es un conjunto determinado de instrucciones dadas a una computadora, que permite que esta “piense y actúe de un determinado modo».
Gestión
La segunda palabra a analizar es “Gestión”. Gestionar es la acción de coordinar recursos en pos de un propósito, es decir, que se trata de la capacidad de orquestar una serie de acciones que permitan conseguir los objetivos para la construcción de algo previsto o deseado.
La gestión de recursos, tanto materiales como inmateriales, tangibles e intangibles (personas, maquinarias, materias primas, software, flujos de trabajo) conlleva implícita la necesidad de desarrollar ciertas habilidades que permitan mantener armonía, sinergia y equilibrio dentro del constante desequilibrio del contexto, y es por ello que se la percibe como una habilidad, como una capacidad, como un arte.
Entonces, la segunda certeza que tenemos sobre aquello que es un BPMS, es que es un Software que permite dar instrucciones a una computadora para que “piense y actúe en pos de coordinar con armonía, sinergia y equilibrio, recursos materiales e inmateriales, tangibles e intangibles (como personas, máquinas, otros software, materias primas y flujos de trabajo) para la construcción de un propósito”.
Procesos
La tercera palabra que encontramos en su nombre identificativo es “Procesos”. En nuestra vida cotidiana todo se encuentra en continua transformación, y recordamos así la frase de Antoine-Laurent Lavoisier, padre de la Química moderna: “La materia ni se crea ni se destruye, sólo se transforma”. Los procesos son, en sustancia, los estados de transición por los que pasa algo que estaba en un estado inicial (A) y se transforma para llegar a un estado final (B), diferente al anterior.
Entonces, es justamente en los procesos donde la capacidad de gestión encuentra su desafío principal que es aquel de coordinar con armonía, sinergia y equilibrio todos los recursos involucrados y necesarios para la construcción de nuestro propósito. Es decir, si desde mi estado inicial “A” construyo una visión, un propósito; aquello que efectivamente visualizo es un estado “B”, y entre A y B existen procesos (C), procesos de transformación, procesos que implican cambios, procesos tanto tangibles, como intangibles.
Con el análisis de la palabra “Procesos”, nos acercamos casi por completo a entender de qué se trata un BPMS, pues sabemos ahora que es un “Software” que permite la “Gestión” de “Procesos”, entonces hablamos de un software que permite dar instrucciones a una computadora para que “piense y actué en pos de coordinar con armonía, sinergia y equilibrio, recursos materiales e inmateriales, tangibles e intangibles (como personas, máquinas, otros software, materias primas y flujos de trabajo), adaptándose con la máxima flexibilidad a los estados intermedios de transformación de los recursos durante todo el ciclo de vida del cambio, para la construcción de un propósito”.
Negocio
Por último, analizamos la palabra “Negocio”. En esta caso, no tomamos la palabra literal negocio, ya que nos es útil tratarla en su idioma original “Business”, ya que en inglés su sentido es más amplio y nos da más grados de libertad para su interpretación, pues en inglés Business está relacionada con una Ocupación, un Trabajo, un Asunto, una Empresa, y es un término relacionado intrínsecamente a una Organización y a sus procesos.
En este contexto, la palabra “Negocio” la podemos interpretar como el concepto abstracto e intangible que permite relacionar el estado inicial “A” con los procesos “C” y nuestro propósito, el estado final “B”, es decir, que es el hilo conductor definido por nuestro deseo; aquello que queremos hacer; aquello que queremos llevar adelante; nuestra motivación; aquello que nos incumbe; nuestro “Motus animi continuus” (movimiento continuo del alma).
Con nuestra última palabra analizada, entonces, definimos que un BPMS es un “Software” que permite la “Gestión” de “Procesos” de “Negocio”, entonces hablamos de un software que permite dar instrucciones a una computadora para que “piense y actué en pos de coordinar con armonía, sinergia y equilibrio, recursos materiales e inmateriales, tangibles e intangibles (como personas, máquinas, otros software, materias primas y flujos de trabajo), adaptándose con la máxima flexibilidad a los estados intermedios de transformación de los recursos durante todo el ciclo de vida del cambio, para la construcción de un propósito que nos permite llevar adelante nuestra visión basándonos en el principio de Mejora Continua”.
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La mejora continua en las empresas
El concepto de Mejora Continua se hizo famoso en el mundo de los negocios y de las empresas, gracias al estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos y consultor Edward Deming, quien propició en Occidente su adopción masiva a través del “Ciclo de Deming”, un sistema que busca perfeccionar u optimizar permanentemente las operaciones empresariales mediante 4 etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
A la base del “Ciclo de Deming”, es donde se encuentra el principio que llevó a la pasada Revolución Industrial convertirse en la actual Revolución Digital o Era del Conocimiento: “Medir”, es decir: “Medir para mejorar”. Y fue así que William Thomson Kelvin enuncia una famosa frase atribuida luego a Peter Drucker: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”, y la milenaria filosofía japonesa “Kaizen”, la verdadera creadora del concepto de mejora continua, empieza a ser aplicada a los negocios en todo el mundo en la segunda mitad del siglo XX.
En el 2023, el Business Process Management Software es el instrumento clave que permite a las empresas llevar a la práctica el concepto de Mejora Continua con el mayor grado de eficiencia y flexibilidad posible, ya que la digitalización de todos los procesos de una organización, y la conexión sinérgica de todas sus partes componentes sienta las bases para gestionar y mejorar, en tiempo real, las 4 etapas del Ciclo de Deming: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, gracias a la Transformación Digital.
