ERP significa por sus siglas del inglés ‘Enterprise Resource Planning’, en español Planificación de Recursos Empresariales. Es un sistema de gestión que integra todos los procesos empresariales relevantes de una empresa (ventas, compras, gestión de inventarios, contabilidad, etc.).
En una época en la que el coste del valor añadido (compuesto por la mano de obra y la organización) es cada vez más importante que el coste de las materias primas, para aumentar la eficacia y la rentabilidad no es suficiente comprar al precio más bajo, sino que es absolutamente necesario optimizar todos los procesos organizativos de la empresa, y esto sólo puede lograrse introduciendo una «columna vertebral informática» que elimine el despilfarro y los errores.
En primer lugar, la organización no debe «fragmentarse» ni dividirse en compartimentos estancos; el flujo de materiales e información debe ser un «flujo continuo», mientras que la gestión de las distintas áreas o departamentos debe utilizar herramientas capaces de favorecer la coordinación continua de los procesos de toma de decisiones.
Hoy en día, la «columna vertebral» ideal puede estar representada por un ERP, un sistema que permite controlar y gestionar todos los procesos empresariales por el que pasa toda la «médula» informativa, organizativa y operativa.
Si la estrategia del pasado consistía en crear grandes existencias almacenadas de productos y materias primas para satisfacer una demanda de mercado en constante aumento, hoy esta estrategia resulta peligrosa y obsoleta debido a una demanda cada vez más variable tanto en cantidades como en preferencias. Producir para tener existencias de almacén significa cada vez más producir un excedente de cantidades de productos no deseados que hay que «malvender» más tarde.
Si el sistema nervioso de la empresa , entendido como el ERP y la cadena de suministro se diseñan para producir y/o comprar «rápidamente» sólo cuando se necesita, se puede eliminar gran parte del despilfarro. Esto se consigue basando la producción y/o logística en función de la demanda, de manera que permite reducir costes y eliminar excedentes.
Por lo tanto, la empresa actual debe considerarse un sistema abierto que se pueda adaptar a las novedades y necesidades actuales. Mientras que en los últimos 30 años se ha hecho mucho, aunque a menudo de forma torpe y descoordinada, para gestionar los procesos internos de la empresa, todavía se encuentra poca optimización en la comunicación con el mundo exterior, a pesar de que Internet y la telefonía móvil empezaron a sustituir a los faxes, los teléfonos fijos y el correo ordinario hace una década.
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Evolución a lo largo del tiempo del sistema ERP
Coincidiendo con el nuevo milenio, también como consecuencia de una progresiva reducción de los costes de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación), las empresas empezaron a sustituir los antiguos «programas departamentales» (programas sólo para el almacén, la administración, etc.), primero por sistemas de «gestión» (los llamados «programas de gestión» o «programas de gestión empresarial»), y después por los programas llamados ERP, sistemas integrados que gestionaban sinérgicamente todos los procesos empresariales.
De este modo, los ERP, que inicialmente nacieron como programas de gestión de procesos en el ámbito logístico-productivo, se han convertido progresivamente en sistemas integrados y modulares capaces de abarcar todas las áreas automatizables y/o supervisadas dentro de una empresa (compras, diseño, producción, almacenamiento, ventas, expedición, contabilidad, servicios de soporte, gestión financiera, control de gestión, etc.), permitiendo así a los usuarios operar en un contexto único y uniforme, independientemente del área de aplicación.
Las últimas versiones de los ERP (conocidos como ERP ampliados o de segunda generación, ERP2) han incorporado en su interior nuevas funciones que, utilizando precisamente las nuevas tecnologías de la comunicación, permiten dialogar en tiempo real con la propia cadena de producción o de ventas, creando nuevos modelos de gestión empresarial en los que cada vez es más «normal» considerar la empresa como un sistema abierto y profundamente integrado con el contexto exterior.
Fueron por lo tanto los nuevos sistemas de información los que en muchos casos, al resolver necesidades operativas individuales, facilitaron la evolución de la organización empresarial hacia este modelo.
Ámbitos empresariales en los que se pueden optimizar procesos con un sistema de gestión
Actualmente, existen esencialmente dos ámbitos en los que se puede actuar para optimizar los procesos y recuperar la eficacia:
1. Uno interno en el que participan los agentes que operan dentro de las «paredes» de la empresa.
2. Otro externo que implica a todos los agentes externos a la empresa, ya sean operadores comerciales externos (vendedores, consultores, técnicos) o terceros que componen la cadena de suministro (proveedores, sucursales, distribuidores, clientes).
Las herramientas utilizadas para el diálogo con el exterior suelen ser principalmente los distintos portales web de la empresa (para Clientes, Proveedores, Agentes y Red de ventas, Técnicos y Red de servicios), pero otras herramientas son los distintos procedimientos que utilizan EDI (Intercambio Electrónico de Datos) y XML (Lenguaje de marcado Extensible), Ordenadores de mano y Servicios WEB, así como Centralitas VOIP (Protocolo de Voz Sobre Internet), Archivo Digital Integrado e integración del correo electrónico dentro del ERP (Recogedor de Correo).
Aunque el mayor margen de crecimiento, precisamente por la disponibilidad de nuevas tecnologías, se encuentra en los procedimientos de diálogo entre el interior de la empresa y el mundo exterior, lamentablemente es un hecho que en demasiadas pequeñas y medianas empresas los procedimientos internos todavía siguen limitándose a unos pocos departamentos de la empresa, o no se actualizan ni optimizan. Esto ralentiza no sólo de los flujos internos, sino también de la competitividad, y con una degradación del rendimiento de toda la cadena de suministro.
Hoy en día, cada empresa puede describirse como un sistema «abierto» que dialoga continuamente con el mundo exterior.
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Todas las configuraciones de productos ya preparadas con los parámetros y funciones característicos de los distintos sectores industriales se basan en este único motor ERP. Cada empresa, de cualquier sector, puede así realizar un flujo continuo de información y materiales que reduce costes y maximiza la eficiencia y la productividad a lo largo de toda la cadena de producción y venta.
Actualmente Centro Software dispone de los siguientes sistemas ERPs:
- SAM-ERP2 en configuración multisectorial estándar
- ERP2 sector Alimentario
- ERP2 sector Mecánico
- ERP2 sector Automatización – Máquinas automáticas – Plantas – Robótica
- ERP2 sector Químico-Cosmético-Farmacéutico
- ERP2 sector Automotive
- ERP2 sector Eléctrico – Eléctronico
- ERP2 sector Dispositivos Médicos
- ERP2 sector Caucho – Plástico
- ERP2 sector Papel y Tisú
- ERP2 sector Aeroespacial
- ERP2 sector Fábricas de pasta
- ERP2 sector Chapa metálica
- ERP2 sector Servicios
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